Hoja de Excel

Hoja de cálculo

Es una aplicación informática cuyo objetivo es la manipulación de datos numéricos y de texto dispuestos en forma de tablas (celdas intersección de filas y columnas), permitiendo realizar todo tipo de fórmulas y funciones sobre esos datos. 

Componentes de una hoja de cálculo

• Barra de título del Documento: Aparece en la parte superior del área de trabajo mostrando el nombre del documento que está abierto y en uso. 

• Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando (por ejemplo, guardar, hacer y deshacer).

• Banda de opciones: Presenta las herramientas de Excel; contiene varias fichas y cada una despliega un menú contextual con varios comandos.

• Barra de estado: Muestra información del documento y estado de este.

• Barras de desplazamiento: Mueve el documento de manera vertical, es decir, a lo alto.

• Barra de fórmulas: Es el lugar donde se introducen las fórmulas de cada celda.

Los documentos de Excel se denominan libros, y se guardan como archivos con extensión “.xls”. Cada libro está compuesto de una o varias hojas, las hojas de cálculo propiamente dichas; podemos tener hasta 255 hojas en un mismo libro.

• Solapa de hojas: Donde podemos cambiar de una a otra haciendo clic sobre ellas. Las flechas a la izquierda de la solapa de hojas sirven para navegar por las distintas hojas de cálculo del libro, y permiten ir a la primera hoja, la hoja anterior a la actual, la siguiente o la última. Con doble clic sobre el nombre de la hoja podemos cambiar su nombre. Con el botón derecho sobre el nombre de la hoja también podemos cambiar el nombre, el color de la etiqueta de la hoja (color de la solapa), o bien acceder a acciones de copiar, mover y eliminar la hoja.

• Filas y columnas: Las filas (horizontales) se indican con números (1, 2, 3… hasta 65536 filas como máximo). Las columnas (verticales) se indican con las letras del abecedario inglés (A, B, C… X, Y, Z, AA, AB, AC… IU, IV; 256 columnas como máximo).

• La celda activa o foco de entrada: Se identifica porque está rodeada por una línea más gruesa que el resto de las celdas, y sobre todo porque en los encabezados de fila y columna se sombrean en color azul los rótulos correspondientes a la fila y columna activas.

• Rango de celdas: Es un grupo de celdas, adyacentes o no. Como veremos, los rangos se utilizan en muchas fórmulas y funciones, y se identifican de la siguiente forma:

≈       Para celdas adyacentes, se separan con ":" las referencias a las celdas superior izquierda e inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:B3 son las celdas de las dos primeras columnas y las tres primeras filas.

≈       Para celdas no adyacentes, se separan sus referencias con ";". Por ejemplo: A5; B6; C2.

≈       Se pueden combinar en un rango referencias a celdas adyacentes y no adyacentes, separándolas siempre con un ";". Por ejemplo: A1:B3; A5; B6; C2:C5.

• Región de datos: Conjunto de celdas (en filas, en columnas o una combinación de ambas) que contienen datos (no están vacías), delimitada por celdas vacías o por los propios bordes de la hoja de cálculo.

Edición del área de trabajo

Existen diferentes formas para personalizar la hoja de cálculo de Excel dependiendo de lo que se necesite llevar acabo.

Ajustar alto de fila y ancho de columna

Para modificar el ancho de la columna o altura de la fila manualmente coloque el ratón sobre el encabezado de las columnas, donde se separan, cuando aparezca una marca como se muestra en la figura haga un clic y dimensione la columna. Es el mismo procedimiento para las filas, así lo ilustra la siguiente figura.  

Cambiar el nombre 

La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo título. Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo (llamada también etiqueta) basta con hacer doble clic en “Hoja1” y aparecerá un cuadro que permitirá cambiar el nombre, lo cual también se puede hacer con clic derecho y seleccionar la opción de “Cambiar nombre”. 

Celdas

Se puede editar el contenido de una celda de dos formas:

• Desde la propia celda: se hace doble clic en la misma. Es el procedimiento más rápido, pero obliga a trabajar dentro de un espacio muy pequeño.
• Desde la barra de fórmulas: al ser más amplia que una celda, es más fácil trabajar en ella. Para editar una celda desde esta barra, con la celda seleccionada, se hace clic en la barra, aparece el cursor de inserción y se trabaja como en Word, situándolo donde se desee escribir. Las teclas retroceso, barra espaciadora y supr también se utilizan de igual manera.

Formato de celdas: En Excel pueden formatearse tanto el aspecto de las celdas (bordes, color, tamaño, alineación, fuentes…) como los datos que contienen (porcentaje, moneda, número de decimales…).

Los formatos de números que acepta Excel son:

◊        General

◊        Número

◊        Moneda

◊        Contabilidad

◊        Fecha

◊        Hora

◊        Porcentaje

◊        Fracción

◊        Científica

◊        Texto

◊        Personalizado

Referencias: relativas y absolutas entre hojas y libros

Una celda o un grupo de celdas deben seleccionarse con el fin de trabajar sobre éstas, dado que para darle formato o aplicar una función o como parte de los parámetros de una función por mencionar algunos de sus posibles usos. Para lograrlo deben utilizarse referencias o modo de selección. 

Se dice que una fórmula que contiene una referencia de celda relativa cambia a medida que la copia de una celda a otra, por ejemplo, si copia la fórmula =A2+B2 de la celda C2 a D2, la fórmula en D2 se ajusta hacia abajo una fila y se convierte en =A3+B3. Es decir, que son relativas a la celda que las contiene.

Para indicar una referencia absoluta es cuando se desea mantener la referencia de celda original en una fórmula y se debe colocar delante de las columnas (A y B) y de la fila (2). A continuación, cuando copia la fórmula (=$A$2+$B$2) de C2 a D2, la fórmula permanece exactamente igual y aunque se copie la celda a otra, nunca variará la referencia.

Funciones y formulas

Fórmulas

Se emplea una fórmula cuando queremos definir el contenido de una celda en función de valores ya existentes en otras celdas de la misma hoja o de otras hojas del mismo libro. (Ibarra Sixto, 2013)

Una fórmula puede incluir operadores (signos matemáticos), funciones (como SUMA), que calcula la suma de un rango de celdas; se verán en su apartado correspondiente), referencias a celdas, rangos o nombres de rangos, y también números o texto. (Ibarra Sixto, 2013)

Signos para las operaciones aritméticas:

Operadores lógicos: Comparan dos valores, o dos celdas, o una celda con un valor, y devuelven un valor lógico “VERDADERO” o “FALSO”. Estos valores lógicos podrían equivaler a “1” y “0”, pero su mayor utilidad radica en emplear otras funcionas lógicas de Excel, como condicionales.

·         “=": igual; "<>": diferente.

·         • ">": mayor que; ">=": mayor o igual que.

·         "<": menor que; "<=": menor o igual que.

Operador concatenar: “&” une los contenidos de dos celdas de texto. Por ejemplo, si en la celda B3 tenemos “Nombre” y en la celda B4 “Apellidos”, al concatenar los contenidos de ambas con la fórmula “=B3&” “&B4” en otra celda, conseguiremos “Nombre Apellidos” (hemos introducido un espacio entre ambas para mejorar la presentación). 

Para introducir una fórmula en Excel sigue este procedimiento:

1.      Haz clic en la celda en la que quieras introducir la fórmula.

2.      Escribe el signo igual (=).

3.      Escribe la expresión matemática que desees.

4.     Pulsa la tecla Intro o Tabulador para validar la fórmula, Excel calculará el resultado y lo mostrará en la celda.

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que incluye la hoja de cálculo y que hacen que sea más simple y rápida la realización de operaciones.

La estructura de una función es la siguiente: =NOMBRE DE LA FUNCIÓN (argumento1; argumento2;…;argumentoN).

Partes de una función:

1.      El signo igual indica a Excel que se está introduciendo una función.

2.      NOMBREDELAFUNCION Es el nombre de la función, Excel 2013 puede ejecutar más de 300 funciones distintas y cada una tiene un nombre propio, debes escribir correctamente el nombre de la función y siempre entre el signo igual y el paréntesis de apertura.

3.      ARGUMENTOS Son las partes de la función con las que trabaja Excel. Hay funciones que no tienen argumentos, otras sin embargo pueden contener más de 20. Existen muchos tipos de argumentos que se irán viendo a medida que se expliquen las funciones. Los argumentos siempre van entre paréntesis ( ) y no puede faltar ni sobrar ninguno para la correcta ejecución de la función.

4. ; El punto y coma es el signo que indica a Excel que ha finalizado la introducción de un argumento y se pasa al siguiente. Es el separador que debes introducir entre argumentos para que el programa. (Díaz Salvo)

Podemos insertar una función en una celda escribiéndola de acuerdo con la estructura indicada, pero la forma más habitual es seleccionando la celda y haciendo clic en el botón del asistente para insertar función, que se encuentra junto a la barra de fórmulas y se identifica por la expresión fx 

Bibliografía:

Caballero, P., Mena, C., & Murillo, J. (2013). Aplicaciones ofimáticas. Recuperado el 18 de junio de 2019, de https://ebookcentral.proquest.com/lib/unidsp/reader.action?docID=3217327

Díaz Salvo, J. M. (2014). Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: UF0321. Excel 2013. Recuperado el 18 de junio de 2019, de Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: UF0321. Excel 2013

Ibarra Sixto, J. I. (2013). Manual aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. Recuperado el 17 de junio de 2019, de https://ebookcentral.proquest.com/lib/unidsp/reader.action?docID=3217120

WhyKash. (19 de julio de 2016). Excel 2016, Trabajo con tablas y segmentación de datos, Curso Fundamentos, cap 3.1. Recuperado el 18 de 06 de 2019, de YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=ZQb-Nb0Xcyw